8. Organización y método, oficina de organización y métodos, funciones, relación con la empresa
En las empresas existen dos lineamientos fundamentales que marcan el camino hacia el éxito o hacia el fracaso. Ellos son su Organización y los Procedimientos Administrativos que determinan su ordenamiento interno para el logro de una operatividad eficiente.
Del análisis de los objetivos, la estructura, los procedimientos y las herramientas tecnológicas disponibles, surgirá una propuesta a fin de optimizar la eficacia y eficiencia del sistema jerárquico e informativo de la empresa, entendiendo como:
Eficacia: el grado de alcance de los objetivos.
Eficiencia: la cantidad de recursos para el logro de los mismos y a su relación.
Eficacia: el grado de alcance de los objetivos.
Eficiencia: la cantidad de recursos para el logro de los mismos y a su relación.
El Analista de Organización y Métodos
En las empresas existen dos lineamientos fundamentales que marcan el camino hacia el éxito o hacia el fracaso. Ellos son su Organización y los Procedimientos Administrativos que determinan su ordenamiento interno para el logro de una operatividad eficiente.Funciones de la oficina de O&M
- Analizar la estructura organizacional y las funciones de cada área.
- Establecer procedimientos y formularios.
- Diseñar manuales de organización y funciones.
- Elaborar diagnósticos organizacionales.
- Proponer reglamentos, normativas y políticas.
- Coordinar el análisis de plantillas y estructuras de puestos.
- Investigar y proponer metodologías sobre herramientas administrativas.
- Estudiar la distribución del espacio que utiliza la empresa.
- Asesorar a los ejecutivos de la empresa.
Objetivo del cargo
Asesorar u orientar a los responsables de oficinas en la preparación y/o actualización de manuales de funciones y descripciones de cargo, y estructuras organizacionales; así como evaluar las solicitudes de creación o modificación de cargos no docentes presentadas por las diferentes áreas de la universidad y emitir concepto sobre su viabilidad teniendo en cuenta criterios de organización, cumplimiento de políticas institucionales y disponibilidad presupuestal.Ventajas
- Son un compendio de la totalidad de Ias funciones y procedimientos que se desarrollan en una organización. Registran a manera de inventario las prácticas reconocidas dentro de la organización y son fuente de consulta.
- La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios subjetivos del funcionario actuante, sino regidas por normas que mantienen continuidad a través del tiempo.
- Clarifican la acción a seguir y las responsabilidades a asumir en aquellas situaciones en las que puedan surgir dudas respecto al área que debe actuar o a Ia decisión a tomar.
- Mantienen homogeneidad en cuanto a la gestión administrativa impidiendo la excusa del desconocimiento.
- Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el correr del tiempo al incorporarse en Ia cultura de la organización a través de su evolución administrativa.
- Facilitan el control por parte de los supervisores de las funciones delegadas al existir un instrumento que define con exactitud cuales son los actos delegados.
Planificación del estudio
Ningún esfuerzo de mejoramiento administrativo debe iniciarse sin una cuidadosa planificación y preparación previa del curso de acción que habrá de seguirse para alcanzar su propósito.El primer paso dentro de la planificación del Estudio de Organización & Métodos es definir la naturaleza del problema y detectar las principales fallas a resolver, para luego determinar con claridad el objetivo del estudio y con ello evitar malos entendidos que obstaculicen o dispersen el trabajo.
Cuando se ha definido la naturaleza y el objetivo del estudio, debe llevarse a cabo una investigación preliminar o reconocimiento para determinar la situación actual y visualizar los estudios que se deben realizar, la complejidad de la investigación, las técnicas más apropiadas para realizarlo y los posibles costos de las propuestas de solución.
El estudio preliminar por ser el primer contacto con la realidad que se va a estudiar puede dar una idea de la magnitud del problema, detectar los inconvenientes que pueden surgir durante el estudio proporcionando nuevos elementos de juicio a considerar y como consecuencia de ello provocar una reformulación del estudio en términos más objetivos.
Autoridad: Ejerce supervisión directa sobre el Jefe del Departamento de Contaduría General y sobre el Jefe del Departamento de Tesorería General, e indirectamente sobre los Jefes de las Secciones de: Teneduría de Libros, Caja y Bancos, Cuentas Corrientes a Cobrar y a Pagar, Costos, Contabilidad Presupuestaria, Activos Fijos, Contabilidad de Depósitos, Liquidación de Sueldos y Jornales, Impuestos y Seguros.
Principios de la organización
Del objetivo. Toda y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa, la existencia de un puesto sólo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos.
Dicho esto, podemos afirmar que la organización empresarial consiste en poner en orden los recursos de la compañía. Aunado a ello, se procederá a establecer una serie de funciones que permitan alcanzar los objetivos propuestos.
- Especialización. El trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad; mientras más específico y menor campo de acción tenga un individuo, mayor será su eficiencia y destreza.
- Jerarquía. Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo.
- Paridad de autoridad y responsabilidad. A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.
- Unidad de mando. Al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un sólo jefe, y que los subordinados no deberán reportarse más que a un sólo jefe.
- Difusión. La obligación de cada puesto que cubre autoridad y responsabilidad debe publicarse y ponerse por escrito a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con el mismo.
- Amplitud o tramo de control. Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportarse a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar todas sus funciones eficientemente.
- Coordinación. Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio (mercadotecnia, finanzas, producción, recursos humanos).
- Continuidad. Una vez que se ha establecido la estructura organizacional, requiere mantenerse, mejorarse, y ajustarse a las condiciones del medio.
Dicho esto, podemos afirmar que la organización empresarial consiste en poner en orden los recursos de la compañía. Aunado a ello, se procederá a establecer una serie de funciones que permitan alcanzar los objetivos propuestos.
Recordemos que ninguna labor de gestión y administración será posible si antes no se fija un plan de organización, el cual debe sentar las bases para el funcionamiento de la empresa y para el resto de elementos asociados, por ejemplo, el control de riesgos, la gestión de calidad o los Recursos Humanos, entre otros.
En los tipos de organización queda manifiesta la capacidad de las empresas para reflejar la idea de negocio y la claridad de las metas que se han propuesto en cada uno de los casos. De hecho, de la estructura elegida dependerá la materialización de la idea esencial.
Los tipos de organización empresarial: formal e informal
Aunque con el tiempo y a partir de las exigencias de cada contexto han surgido muchos tipos de organización empresarial, se trata de variaciones de dos modelos básicos: el modelo de organización formal y el modelo informal.